Módulo 9. Proveedores y ciclo de vida
¿Cómo mantenemos el control cuando el sistema cambia o depende de terceros?
El proveedor anuncia una nueva versión. La integración sigue respondiendo, pero algunas incidencias reciben otra prioridad y el chatbot formula recomendaciones distintas. También cambian las condiciones de conservación de las consultas. ¿Qué necesitamos comprobar antes de continuar? ¿Quién puede decidir? ¿Cómo seguimos atendiendo si el servicio deja de estar disponible?
La dependencia de terceros forma parte del servicio que gestionamos. Comprenderla permite establecer condiciones de adquisición, reconocer cambios relevantes y preparar una salida viable. El control se mantiene mediante decisiones, responsabilidades, pruebas y evidencias durante todo el recorrido del sistema.
Qué vamos a trabajar
- Relacionar concepción, adquisición o desarrollo, validación, despliegue, operación, modificación y retirada con decisiones de gestión del servicio.
- Reconocer dependencias de modelos, APIs, infraestructura y soluciones SaaS, y comprobar las condiciones relevantes del proveedor.
- Preparar la revisión de un cambio mediante pruebas, valoración de riesgos e impactos, autorización y seguimiento.
- Diseñar una alternativa de atención y una retirada que contemple usuarios, accesos, datos residuales y obligaciones pendientes.
| Lección | Pregunta de trabajo | Pieza del expediente |
|---|---|---|
| 9.1. El ciclo de vida de la IA en la gestión de servicios | ¿Qué necesitamos decidir antes de avanzar? | Mapa de fases y decisiones |
| 9.2. Cadena de suministro y evaluación de proveedores de IA | ¿De quién dependemos y qué hemos comprobado? | Solicitud SOL-PROV-001 y dos evaluaciones PROV-001 |
| 9.3. Acuerdos contractuales y gobernanza de terceros | ¿Qué debe quedar acordado y quién responde? | Condiciones y responsabilidades |
| 9.4. Gestión de cambios en sistemas y modelos de IA | ¿Qué puede cambiar con esta actualización? | CAM-001 del clasificador |
| 9.5. Criterios y procedimiento de retirada | ¿Cómo dejamos de utilizarlo sin abandonar el servicio? | RET-001 del chatbot |
| 9.6. Cierre del módulo y preparación del expediente | ¿Puede otra persona comprender y revisar nuestras decisiones? | Índice, evidencias y pendientes |
El caso que continuamos
Continuamos el caso ficticio Tech Server IIT Spain. Recupera el inventario, los registros de riesgos e impactos, la ficha de datos FD-001 y el protocolo de supervisión SUP-001. USO-003 identifica el chatbot de soporte en los módulos anteriores. Para el clasificador y el copiloto conserva los identificadores de tu inventario; este módulo no asigna otros nuevos.
Trabajaremos con SOL-PROV-001 para la solicitud interna y el triaje previo; PROV-001 para la evaluación del proveedor; CAM-001 para la autorización de un cambio; y RET-001 para la continuidad y retirada del chatbot. Son plantillas de trabajo, no evidencias de medidas implantadas ni de proveedores ya evaluados.
Cómo seguir el módulo
Recorre las seis lecciones en orden. Cada una combina explicación, aplicación al caso, actividad y orientación de revisión. Responde antes de consultar las orientaciones. Las infografías acompañan el recorrido; los dos audios son apoyos opcionales. Completa la solicitud interna cuando corresponda y amplía PROV-001, CAM-001 y RET-001. Conserva los pendientes sin convertirlos en comprobaciones realizadas.
Qué llevarás al cierre
- SOL-PROV-001: solicitud interna previa para declarar la herramienta, sus datos y condiciones, registrar la revisión y vincularla con el inventario y PROV-001.
- Dos evaluaciones PROV-001: API del copiloto y motor del chatbot, con fuente, alcance, condiciones, valoración, decisión propuesta y pendientes.
- CAM-001 del clasificador: alcance v1/v2, criterios previos, pruebas, resultados didácticos, revisión de riesgos e impactos, autoridad, decisión y alternativa.
- RET-001 del chatbot: contingencia, canal humano, cobertura, solicitudes abiertas, comunicación, datos, accesos, actualización del inventario y cierre de obligaciones.
- Índice y registro de pendientes: vínculos con FD-001 y SUP-001, responsables propuestos y comprobaciones siguientes.
Plantillas Word y ejemplos del módulo 9
Lee el ejemplo antes de completar tu copia. En la plantilla, sustituye los campos resaltados en amarillo y adapta el documento al uso que evalúas. Conserva las condiciones pendientes hasta contar con evidencia.
SOL-PROV-001 · Solicitud interna de proveedor de IA
Formulario de dos páginas para empleados y departamentos antes de contratar, probar o activar una herramienta con IA, o para declarar un uso existente. Recoge tecnología, finalidad, datos, integraciones, uso comercial de las salidas, ubicación y revisión interna. Incluye casillas y campos editables; el plazo de respuesta lo define la organización.
Es el paso previo a la evaluación PROV-001. Presentar la solicitud no autoriza la contratación ni el uso.
PROV-001 · Evaluación de proveedores
Completa una ficha por servicio, modalidad y uso. El ejemplo reúne dos evaluaciones: la API del copiloto y el motor del chatbot.
CAM-001 · Gestión y autorización de cambios
Documenta criterios, pruebas, resultados y decisión del cambio del clasificador. El ejemplo conserva las cifras del módulo 9.
RET-001 · Contingencia y retirada
Prepara la continuidad del chatbot y su retirada, con atención alternativa, datos residuales y cierre de obligaciones.