Criterios y procedimiento de retirada
Apagar la interfaz no resuelve las solicitudes pendientes, los accesos, los datos almacenados ni la continuidad. La retirada necesita un cierre verificable.
Actividad · Comprueba tu criterio
Distinguir contingencia, suspensión y retirada
La contingencia mantiene la atención ante una interrupción. La suspensión limita temporalmente un uso mientras se resuelve una condición. La retirada termina ese uso de forma planificada y contempla sus obligaciones posteriores. Cada situación necesita una autoridad, un alcance y un criterio de cierre.
Una pérdida de calidad, un cambio de condiciones, el fin del contrato, una sustitución o una nueva obligación aplicable pueden motivar la revisión del uso. No todos exigen la misma respuesta: describe qué ocurre y por qué mantener, restringir, suspender o retirar resulta adecuado.
Preparar la conmutación a atención humana
Failover es la conmutación a una alternativa cuando falla el servicio principal. Para el chatbot proponemos un canal de atención humana que no necesite la API de IA para funcionar. Su activación puede ser manual o automática según capacidades comprobadas; no damos por existente ninguna integración.
Define qué señal reconoce la caída, quién activa la alternativa y qué recibe el usuario. Si no se ha confirmado disponibilidad humana inmediata, ofrece el canal y su estado real, conserva la solicitud según las reglas pertinentes y comunica una expectativa respaldada. No prometas atención instantánea ni resuelvas la falta de capacidad con otro chatbot no evaluado.
Mantener las solicitudes y comunicar el cambio
Establece qué ocurre con conversaciones activas, incidencias abiertas y solicitudes nuevas. Transfiere únicamente la información necesaria por un recorrido permitido, evitando pedir al usuario que repita datos que ya pueden recuperarse de forma adecuada.
Un mensaje propuesto podría ser: «El asistente no está disponible. Puedes continuar por el canal de soporte indicado. Si ya tienes una solicitud abierta, utiliza su referencia para que podamos localizarla». La dirección del canal, su cobertura y los tiempos se completan con información confirmada; el ejemplo no los inventa.
Gestionar datos residuales y accesos
Localiza conversaciones, archivos, registros, cachés, índices, ajustes del modelo si existen y copias bajo control propio o del proveedor. Distingue lo que debe conservarse con justificación de lo que debe suprimirse, de acuerdo con las obligaciones y políticas aplicables. No ordenes borrar todas las evidencias por el mero hecho de retirar la herramienta.
Para copias de respaldo o datos bajo control del proveedor, identifica alcance, plazo de expiración o supresión, restricciones de acceso y evidencia que podrás obtener. Una declaración de borrado no demuestra necesariamente la desaparición inmediata de todas las copias. Registra sus límites y las obligaciones que continúan abiertas.
Revoca credenciales y permisos que ya no sean necesarios, desactiva integraciones, evita nuevas entradas y comprueba que el servicio retirado no sigue accesible por otros canales. Preserva los registros necesarios con acceso y conservación definidos.
Cerrar con comprobaciones
RET-001 identifica motivo, alcance, autoridad, fecha, alternativa, comunicación, datos, accesos y pendientes. Comprueba que un usuario puede iniciar y continuar la atención por el recorrido previsto, que las integraciones han dejado de enviar datos y que el inventario refleja el estado.
Si la retirada es parcial, delimita el uso o componente retirado y los que permanecen activos. Si quedan tareas de supresión del proveedor o vencimiento de copias, registra responsable, fecha o condición de seguimiento y evidencia esperada. El cierre puede distinguir cese operativo y finalización de obligaciones posteriores.
Plantilla Word y ejemplo: RET-001
Lee el ejemplo antes de completar tu copia. En la plantilla, sustituye los campos resaltados en amarillo y adapta el documento al uso que evalúas. Conserva las condiciones pendientes hasta contar con evidencia.
RET-001 · Contingencia y retirada
Prepara la continuidad del chatbot y su retirada, con atención alternativa, datos residuales y cierre de obligaciones.
Actividad
Prepara dos escenarios en RET-001: caída temporal de la API y retirada al finalizar el contrato. Diseña una prueba sintética de atención alternativa y un inventario de datos y accesos que deban conservarse, suprimirse o revisarse.
Orientación para revisar tu propuesta
El plan conserva la atención por un canal independiente de la API fallida y reconoce límites de cobertura. La retirada incorpora tratamiento de datos y accesos, comunicación y actualización del inventario. Si solo diseñas el ensayo, su observación queda pendiente. Un ticket de soporte con el proveedor no sustituye la alternativa que necesita el usuario.
Comprueba tu criterio
¿Contingencia y retirada son la misma decisión?
La contingencia sostiene el servicio durante una interrupción; la retirada termina el uso y gestiona el cierre y sus obligaciones.
¿Retirar significa borrar todos los registros?
Hay que distinguir conservación justificada y supresión según las condiciones aplicables, con protección y plazos.
¿Puede cerrarse todo el plan porque la interfaz ya no aparece?
Falta comprobar integraciones, accesos, atención, datos y obligaciones pendientes.