Reconstruir el recorrido y conservar solo lo necesario
Necesitamos entender lo ocurrido, pero guardar todo para siempre puede aumentar la exposición y dificultar la gestión.
Objetivo: Proponer registros, versiones, criterios de conservación y retirada, manteniendo la relación con la finalidad, las obligaciones y las copias.
Reconstruir una respuesta con evidencia suficiente
Empieza por la pregunta que necesitas contestar y después decide qué registrar.
Ante una respuesta discutida, podríamos necesitar conocer el uso, la fuente y versión consultadas, la configuración pertinente, los momentos y el estado de revisión. El contenido íntegro de una conversación no siempre es necesario ni suficiente para explicar el resultado.
DAT-004 debería permitir relacionar datos y decisiones sin depender de recuerdos. Propón campos, accesos y protección para la finalidad concreta. Si desconoces qué registra el proveedor, conserva ese pendiente; no lo sustituyas por la expresión «trazabilidad completa».
Los identificadores de FD-001, DAT-001 y PROC-SOP-001 permiten seguir el ejercicio. Una evidencia de prueba conserva además condiciones, responsable propuesto y limitaciones. No transformes una hipótesis de fallo en una demora o daño demostrado.
Gestionar versiones y copias derivadas
La retirada de una fuente requiere revisar dónde sigue influyendo.
En el supuesto de cambio de v1 a v2 de PROC-SOP-001, confirma el ámbito del cambio y localiza las copias relacionadas: repositorio, fragmentos, índice, caché, conjunto de evaluación y registros pertinentes, cuando existan en la arquitectura concreta. No se presume que todos esos componentes estén implantados. Una actualización en el origen no demuestra que todas las capas estén actualizadas.
La prueba propuesta verifica recuperación, respuesta y versión registrada después del cambio. Identifica qué evidencia anterior sigue siendo pertinente y qué debe revisarse. No invalida automáticamente todas las pruebas ni exige borrar la historia de las decisiones.
Si los datos se utilizaron para entrenamiento, retirar un archivo del repositorio no demuestra que desaparezca su influencia del modelo. Esa situación requiere un análisis específico de opciones y condiciones del proveedor. No presentamos un reentrenamiento automático como solución universal.
Definir conservación con una razón
Plazo, criterio de revisión y excepción necesitan un responsable y una finalidad.
| Familia | Pregunta para definir conservación |
|---|---|
| DAT-001 · Fuentes | ¿Durante qué vigencia y para qué ámbito debe permanecer activa? ¿Qué historia documental es necesaria? |
| DAT-002/003 · Consultas y respuestas | ¿Qué exige la atención o la revisión del caso? ¿Puede conservarse una referencia en lugar de todo el contenido? |
| DAT-004 · Registros | ¿Qué ventana y detalle permiten investigar y cumplir obligaciones? ¿Quién puede acceder? |
| DAT-005 · Evaluación | ¿Qué evidencia sostiene la conclusión y cuándo deja de representar el uso? ¿Cómo se conserva su límite? |
Cuando hay datos personales, la conservación debe responder a fines y obligaciones aplicables. El derecho de supresión tiene condiciones y excepciones; no equivale a borrar inmediatamente todo registro en cualquier caso. La revisión competente define el criterio real. Referencia R2.
En el ejercicio no inventaremos un plazo universal de 30, 90 o 365 días. Puedes proponer un desencadenante de revisión y marcar el plazo como pendiente de justificación. Añade quién debería concretarlo y qué uso queda condicionado mientras tanto.
Retirar datos y verificar el alcance de la retirada
La eliminación necesita abarcar las copias pertinentes y respetar la evidencia que deba conservarse.
Una propuesta de retirada identifica recurso, copias, función ejecutora y evidencia. Incluye índices, cachés, exportaciones y proveedor cuando sean pertinentes. Para las copias de seguridad, aclara el ciclo de conservación, los accesos y cómo evitar una reintroducción indebida al restaurar.
Retirar del uso activo, archivar con acceso restringido y eliminar son operaciones diferentes. Conserva esa distinción. Un registro de eliminación sin comprobar el repositorio o la búsqueda no acredita que el recurso haya dejado de estar disponible para el chatbot.
Puede haber obligaciones o investigaciones que requieran conservar evidencia de forma protegida. La decisión necesita motivo y revisión; no convierte cualquier posible necesidad futura en permiso para guardar indefinidamente.
Cerrar la ficha integrada y preparar la supervisión
El resultado debe permitir que otra persona revise el uso y sus límites.
FD-001 reúne las seis piezas: flujo, procedencia, calidad, protección, accesos y conservación. Cada pendiente importante debería indicar consecuencia, función que debe resolverlo y siguiente comprobación. No necesitas seis herramientas nuevas si tu registro existente conserva esas relaciones.
Propón una revisión de coherencia: una fuente limitada a un cliente no debe aparecer como disponible para todos; una copia retirada no debe seguir en el índice activo; un dato innecesario no debería mantenerse en el registro por comodidad.
En el módulo 8 trabajaremos supervisión humana y transparencia. Esta ficha le aporta las fuentes, límites y evidencias que necesita quien revise una respuesta. Haber completado la actividad no autoriza el chatbot ni demuestra que sus controles estén implantados.
Actividad: preparar tu ficha
Diseña el recorrido propuesto para sustituir una fuente histórica y comprueba que FD-001 explica qué se conserva, qué se retira y cómo se revisa.
Orientación para revisar tu propuesta
La respuesta distingue actualización del origen, retirada del uso y eliminación de copias. La conservación tiene finalidad y revisión, sin plazos inventados. La evidencia permite comprobar el alcance del cambio y mantiene visibles los pendientes del proveedor, los respaldos o el entrenamiento si existen.
Comprueba tu criterio
Explica tus decisiones antes de consultar las orientaciones.
Responde primero con tus palabras. Abre cada orientación después de tu intento.
¿Cambiar el documento en una carpeta demuestra que el chatbot dejó de usar v1?
No. Hay que revisar la recuperación y las copias pertinentes, como índice o caché, y comprobar el resultado en el uso delimitado.
¿La trazabilidad exige guardar todas las conversaciones para siempre?
No. Debes definir finalidad, detalle, protección y conservación adecuados, considerando las obligaciones aplicables.
¿Una nueva versión invalida automáticamente todas las pruebas anteriores?
No. Revisa la relación de cada evidencia con el cambio y conserva lo pertinente. Su validez para el nuevo uso debe justificarse.
Lo que te llevas: FD-001 explica el recorrido de los datos, sus condiciones y las comprobaciones pendientes. Puedes integrarla y revisar su coherencia en el cierre del módulo.
Audio complementario · Bloque C
018. Seguridad y trazabilidad en IA: permisos, versiones y conservación
Apoyo opcional a las lecciones 7.5 y 7.6. El contenido escrito permite completar las actividades.