Comprobar de dónde vienen los datos y qué uso permiten
Una fuente accesible puede estar desactualizada, tener un ámbito distinto o no permitir el uso que estamos planteando.
Objetivo: Preparar una ficha de procedencia y condiciones de uso, con versiones, responsables, restricciones y comprobaciones pendientes.
Accesible no significa adecuado para cualquier uso
La autorización necesita referirse a una operación y a una finalidad concretas.
Supón que alguien propone importar una carpeta de manuales al chatbot porque «ya los tenemos». Esa frase no aclara quién los mantiene, qué versión está vigente, qué clientes pueden utilizarlos ni si las condiciones permiten enviarlos a un proveedor externo.
En Tech Server IIT Spain añadimos un recurso ficticio, PROC-SOP-001, para practicar. Una versión histórica v1 y una versión propuesta como vigente v2 podrían describir actuaciones diferentes. Sus nombres, estados y contenido son supuestos del ejercicio; no se ha confirmado la existencia de esos documentos.
Antes de incorporarlos a DAT-001, identifica qué quieres hacer: consultar, copiar, transformar, indexar, transmitir o utilizar para evaluar. La revisión debe cubrir esa operación, su destinatario y su finalidad.
Crear un pasaporte de la fuente
La procedencia conserva el origen y los cambios que pueden afectar a su interpretación.
- Identificación: código, nombre, versión y ubicación controlada.
- Origen: autoría o entidad que la aporta, fecha y método de obtención.
- Ámbito: servicio, cliente, equipo o situación para la que se preparó.
- Responsabilidad: función que mantiene el contenido y función que puede confirmar su uso.
- Condiciones: permisos, restricciones, confidencialidad y destinatarios admitidos.
- Transformaciones: extracción, traducción, resumen, fragmentación o mezcla con otras fuentes.
- Evidencia: referencia a la aprobación, licencia, condiciones o confirmación pertinente.
La ficha no sustituye esos documentos. Permite localizarlos y saber qué decisión sostienen. Si una transformación elimina una advertencia o separa una instrucción de su excepción, el origen correcto no evita el problema.
Separar permisos, privacidad y restricciones del servicio
Una sola casilla de «autorizado» puede ocultar tres preguntas distintas.
Comprueba los derechos y condiciones de uso de la fuente, las obligaciones relativas a datos personales cuando correspondan y las limitaciones operativas o contractuales del servicio. Tener acceso a un manual no responde automáticamente a las otras preguntas.
Si interviene un proveedor, solicita la información necesaria sobre destinatarios, ubicación, conservación, usos adicionales y subcontratación. La etiqueta «plan empresarial» es una descripción comercial; la decisión necesita las condiciones concretas aplicables.
Para tratamientos de datos personales, la revisión de funciones, contratos y posibles transferencias corresponde a las funciones competentes. No presumas que todo proveedor es encargado ni que alojar datos en Europa resuelve por sí solo el análisis. Referencia R2.
Controlar la incorporación y la retirada
Una fuente nueva debe poder entrar con criterio y salir sin dejar copias activas olvidadas.
Una propuesta sencilla sería: registrar la fuente → comprobar ámbito y condiciones → revisar su preparación → autorizar su incorporación por el cauce previsto → comprobar dónde se utiliza. En caso de duda, registra el bloqueo y mantén una alternativa de soporte.
La sustitución de PROC-SOP-001 v1 por v2 requeriría revisar enlaces, fragmentos, índices y pruebas relacionadas. No basta con cambiar el PDF de una carpeta si el sistema sigue recuperando una copia histórica. La lección 7.6 desarrollará esa continuidad.
La trazabilidad puede incluir un identificador de versión o una huella del archivo. Una huella ayuda a comprobar si los bytes han cambiado; no acredita que el contenido sea verdadero, vigente o autorizado.
Decidir con el estado real de la fuente
Origen conocido y condiciones verificadas son evidencias diferentes.
Procedencia confirmada
Se conoce el recurso y su origen, pero siguen pendientes las condiciones para enviarlo al servicio externo.
Uso delimitado propuesto
Se plantea una copia sintética para ensayar la preparación del índice, sin introducir documentos reales. No equivale a aprobar la fuente original.
En FD-001 relaciona DAT-001 con el pasaporte de PROC-SOP-001. Indica estado, función que debe resolver el pendiente y evidencia esperada. Si trabajas con tu organización, utiliza referencias a los documentos en lugar de adjuntar contenido confidencial al ejercicio.
Actividad: preparar tu ficha
Completa el pasaporte de una fuente y enlázalo con FD-001. Razona si podría incorporarse al uso propuesto o qué necesitas aclarar.
Orientación para revisar tu propuesta
La respuesta conserva la diferencia entre origen, ámbito, vigencia y condiciones de uso. Puede concluir que la incorporación sigue pendiente, siempre que explique la incertidumbre y el siguiente paso. Un nombre de archivo, una huella o una promesa comercial aislada no sustituyen ese razonamiento.
Comprueba tu criterio
Explica tus decisiones antes de consultar las orientaciones.
Responde primero con tus palabras. Abre cada orientación después de tu intento.
¿Una fuente pública puede incorporarse al chatbot sin revisar nada más?
Su accesibilidad no demuestra adecuación, vigencia ni compatibilidad de todas las operaciones propuestas. Revisa el contexto y las condiciones aplicables.
¿Qué demuestra una huella de archivo?
Permite comparar la identidad de sus bytes con una referencia. No demuestra autoría legítima, exactitud del contenido ni autorización de uso.
¿Qué falta si conocemos el autor, pero no el uso permitido?
La procedencia puede estar confirmada y las condiciones seguir pendientes. Hay que delimitar la operación prevista y obtener la confirmación pertinente antes de darla por autorizada.
Lo que te llevas: Cada fuente tiene un origen, una versión, un ámbito y unas condiciones revisables. Ahora comprobarás si su calidad permite cumplir la finalidad del chatbot.
Audio complementario · Bloque A
016. Mapa de datos en IA: fuentes, permisos y versiones
Apoyo opcional a las lecciones 7.1 y 7.2. El contenido escrito permite completar las actividades.